دبیرخانه جشنواره با انتخاب مقالات مرتبط و بارگذاری محتوای آموزشی در پایگاه خاتم و همچنین معرفی برخی منابع علمی مرتبط، دسترسی سریع به محتوا را برای علاقه‌مندان فراهم ساخته.
علاقه‌مندان می‌توانند در کارگاه‌های حضوری و غیر حضوری جشنواره شرکت کنند. آگهی برگزاری کارگاره‌ها در پایگاه جشنواره اطلاع‌رسانی می‌شود.
علاقه‌مندان به شرکت در جشنواره می‌توانند پیش از پایان مهلت ارسال اثر، از راه پایگاه جشنواره از مشورت با اساتید نویسندگی و تاریخی بهره‌مند شوند.
شرکت‌کنندگان در جشنواره را گروه‌های مختلف، از دانش‌آموزان تا نویسندگان حرفه‌ای تشکیل می‌دهند. جشنواره برای رعایت عدالت در مقایسه آثار و انتخاب برترین‌ها، در هر دوره، بررسی آثار هریک از گروه‌های زیر را جداگانه انجام می‌دهد. 1. بخش دانش‌آموزی، ویژه نویسندگان دانش‌آموز. 2. بخش کودک و نوجوان. داستان برای مخاطب کودک و نوجوان نوشته و بررسی می‌شود. 3. بخش داستان کوتاه برای بزرگ‌سالان. 4. بخش داستانک. 5. بخش رمان. آثاری که به دبیرخانه جشنواره می‌رسد، نخست از جهت ارتباط موضوعی با جشنواره بررسی می‌شود. سپس برای ارزیابی فنی و گزینش، در اختیار گروه‌های داوری قرار می‌گیرد. آثار منتخبِ مرحله نخست، در جلسه‌های جداگانه (5 ردیف بالا) داوری نهایی می‌شوند. جلسه‌های نهایی را اعضای هیأت علمی و داوران تشکیل می‌دهند.
در هر دوره متن فراخوان ویژه آن دوره طی مراسمی رونمایی می‌شود. عوامل اجرایی جشنواره، شامل اعضای شورای سیاست‌گذاری، شورای علمی، داوران، جمعی از نویسندگان و برخی علاقه‌مندان در این مراسم حضور دارند. آگهی مراسم رونمایی از طریق درج در پایگاه اینترنتی جشنواره و انتشار آن در رسانه‌ها به اطلاع همگان می‌رسد.
علاقه‌مندان به شرکت در جشنواره می‌توانند ازراه‌های زیر اثر خود را در دبیرخانه ثبت کنند: 1. از طریق پایگاه اینترنتی جشنواره به نشانی: www.khatamfestival.ir 2. از طریق ارسال نسخه چاپی به نشانی: تهران، ضلع جنوبی بلوار کریم‌خان زند، بین خیابان‌های ایران‌شهر و ماه‌شهر، شماره 146، دبیرخانه جشنواره خاتم.
دو روش پیش‌بینی شده که آثار برگزیده به خوانندگان رسیده و از محتوای آن بهره‌مند شوند(بند 6 اهداف جشنواره): 1. تولید، چاپ و انتشار داستان‌های برگزیده در قالب کتاب (فیزیکی). 2. بارگذاری متن داستان‌ها با فرمت PDF در پایگاه اینترنتی جشنواره خاتم.